dr. Szakács Imre

Számvitel A-tól Z-ig

10. átdolgozott kiadás

Kiadja a

CompLex Kiadó Jogi és Üzleti Tartalomszolgáltató Kft.

Budapest, 2012

1117 Budapest, Prielle Kornélia u. 21–35.

Telefon: (40) 464-565

Fax: +36 (1) 464-5657

e-mail: info@complex.hu

www.complex.hu

Felelős vezető: a CompLex Kiadó igazgatója

Kiadásért felelős: Tóth Gábor

Kiadványok szerkesztéséért felelős: Kézdi Katalin

Felelős szerkesztő: Kastyák Anna

Műszaki kiemelt főmunkatárs: Schuller Krisztina

Műszaki szerkesztők: Kerek Imréné, Szász Zoltán

Fedélterv és tördelés: CompLex Kiadó Kft. DTP-csoport

Nyomdai munkálatok: Akadémiai Nyomda Kft.

Felelős vezető: Ujvárosi Lajos

ISBN 978-963-295-045-7

Termékkód: YOV1289

Kiadványaink megtekinthetőek és megvásárolhatóak szakkönyvesboltunkban a Kiadó címén, továbbá a www.complex.hu portálon.

Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás és a mű bővített, illetve rövidített változatának kiadási jogát is.

A Kiadó írásbeli hozzájárulása nélkül sem a teljes mű, sem annak bármely része semmiféle formában (fotokópia, mikrofilm vagy más hordozó) nem sokszorosítható.

dr. Szakács Imre

Számvitel A-tól Z-ig

10. átdolgozott kiadás

Szerző:

dr. Szakács Imre

© dr. Szakács Imre, Budapest, 1995, 1996, 1998, 1999, 2001, 2003, 2005, 2009, 2012

© CompLex Kiadó Jogi és Üzleti Tartalomszolgáltató Kft., Budapest, 2003, 2005, 2009, 2012

Tizedik, átdolgozott kiadás

A CompLex Kiadó Jogi és Üzleti Tartalomszolgáltató Kft. az 1795-ben alapított Magyar Könyvkiadók és Könyvterjesztők Egyesülésének a tagja.

Bevezetés a tizedik kiadáshoz

A gyökeresen átdolgozott, bővített, immár tizedszer megjelenő mű célja változatlanul az, hogy az érdeklődőknek a 2012-ben hatályos számviteli törvény és a hozzá kapcsolódó jogszabályok alapján bemutassa a számvitel lényegét, értelmét, összefüggéseit, alapvető tudnivalóit úgy, hogy az áttanulmányozása után az Olvasó önállóan képes legyen az éves beszámoló elkészítésére, ellenőrzésére, vagyis megtanuljon könyvelni, leltározni, mérleget, eredménykimutatást, szöveges értékeléseket, elemzéseket, számlarendet, számviteli politikát készíteni.

A mű arra a meggyőződésre épít, hogy a számvitel logikus, érthető, elsajátítható tudomány. A számviteli ismereteket a vállalkozás szemszögéből, a gazdasági eseményekre fókuszálva tartalmazza.

Stílusa, módszertana a régebbi kiadásokéval azonos, a szerkezete azonban sokkal áttekinthetőbb.

A könyv az alapbizonylatoktól kiindulva tartalmazza a tudnivalókat arra törekedve, hogy az Olvasó a munkájához kapcsolódó, a számvitelt érintő minden lényeges tudnivaló birtokába jusson egy könyvből. A könnyebb érthetőség kedvéért – ahol szükséges – ábrák, példák szemléltetik a leírtakat.

A mű ismerteti azokat a helyzeteket, amikor a vállalkozónak vagy menedzsernek a számvitelt és az ügyvitelszervezést érintő döntést kell hoznia. Ehhez kapcsolódóan a lehetséges döntési alternatívák bemutatása sem marad el.

Az öt fő témakör továbbra is a számviteli alapismeretek, a főkönyvi könyvelés, az egyeztetések, az éves beszámoló, és a számviteli szolgáltatások. A témakörök tartalma azonban a törvényi változásoknak megfelelően új.

A főkönyvi könyvelés gyakorlata a cégalapítástól a folyamatos működésen keresztül az átalakulásig, illetve a megszűnésig tart. A folyamatos működés során előforduló gazdasági eseményeket az egyes számlaosztályokhoz rendelhető csoportosításban mutatom be.

Egyes témák újraírása azért vált szükségessé, mert a 9. kiadás lezárása után több ízben is módosították a számviteli törvényt. Ezen kívül számos egyéb jogszabálymódosítás is bekövetkezett, ami – közvetlenül, vagy közvetve – érinti a leírtakat.

Pl. 2012-től – egyebek közt, hiánypótló jelleggel – beemelték a számviteli törvény szövegébe, hogy a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe alapítására, működésére és megszűnésére – ha a számviteli törvény, illetve más jogszabály ettől eltérően nem rendelkezik – a számviteli törvény vállalkozóra vonatkozó szabályait kell megfelelően alkalmazni (2000. évi C. tv. 7/A. §).

A tizedik kiadás még több és részletesebb magyarázatot és példát tartalmaz, mint a korábbi kiadások. Ezen kívül megtalálhatók benne a fontosabb jogszabályi hivatkozások, amik a könnyebb visszakereshetőséget teszik lehetővé a joganyagban.

Az új, lényegesen kibővített – és sokkal használhatóbbá tett – tárgymutató segítségével pedig a gazdasági események, vagy azok részeseményei – egyebek mellett – egyenként is megtalálhatók.

A könyv nem törekszik kizárólagosságra, vagyis a bemutatott példákon, könyvelési tételeken kívül lehetnek még egyéb alternatív jó megoldások, továbbá nem mentesítheti az Olvasót a jogszabályok folyamatos figyelemmel kísérése alól.

Budapest, 2012. augusztus 1.

A Szerző

I. rész

Számviteli alapismeretek

Gazdasági események

A gazdasági események a vállalkozás fennállásával, működésével, tevékenységével, gazdálkodásával összefüggő történések sorozata.

A gazdasági események többféle szempont szerint csoportosíthatók. Vannak a tevékenységhez kapcsolódó folyamatosan ismétlődők, pl. beszerzés, termékelőállítás, szolgáltatásnyújtás, értékesítés, vannak egyedi esetek, pl. a cégalapítás, megalakulás, átalakulás, megszűnés, léteznek a beszámolókészítéshez kapcsolódók, pl. értékelések, átsorolások, leltározás, vagy véletlenszerűen előfordulók, pl. káresemények stb.

A leglogikusabb csoportosítás talán a cég életútjához kapcsolni a gazdasági eseményeket (Alapítás, folyamatos működés, megszűnés.)

A számvitel feladata, hogy a gazdasági eseményeket dokumentálja, az ezekre vonatkozó adatokat, információkat feldolgozza és az adatfeldolgozás eredményét megjelenítse a beszámolóban.

A számvitel fogalma

A számvitel fogalmának létezik egy szűkebb és egy tágabb értelmezése.

A tágabb értelmezés szerint számvitel az, amiről a számviteli törvény rendelkezik.

E megközelítésben a számvitel olyan szabályok, módszerek, eljárások rendszerbe foglalt összessége, ami tartalmazza a könyvvezetést, bizonylatolást, leltározási kötelezettséget, az értékelést, a beszámolást, a nyilvánosságra hozatalt és a közzétételt, a könyvvizsgálati kötelezettséget, valamint a számviteli szolgáltatások nyújtásának a feltételeit.

A szűkebb értelmezés szerint a számvitel olyan szabályok, módszerek, eljárások rendszerbe foglalt összessége, ami tartalmazza a könyvvezetést, a bizonylatolást, a leltározási kötelezettséget, az értékelést, valamint a beszámolást.

A könyv a számvitel fogalmának a tágabb értelmezését alkalmazza.

A számvitel a cégek, vállalkozások élethelyzeteit (gazdasági eseményeit) és életútját (cégalapítás, vállalkozás alapítása, folyamatos működés, ideértve a folyamatos működés során ismétlődő és egyedi eseményeket is, megszűnés) dokumentáló, logikus, érthető, elsajátítható szaktudomány. Ez a megállapítás persze akkor érvényesül igazán, ha a számvitelre vonatkozó, vagy az ahhoz kapcsolódó jogszabályok egyértelműek, belső ellentmondásoktól mentesek, világosan áttekinthetőek.

A számvitel értelme, haszna

A számvitel megfelelő alkalmazásával a cégvezetők, tulajdonosok, üzleti partnerek, befektetők valós képet kaphatnak az érdekeltségükbe tartozó vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről, a gazdálkodás eredményéről, amely eredmény lehet nyereség, veszteség, vagy nulla. Emellett a számvitel a dokumentális belső és külső ellenőrzés tárgya is. A számvitel az egymást követő időszakok adatainak, eseményeinek összehasonlítását is lehetővé teszi, elősegítve ezzel a haladási irány felismerését.

A lehetséges haladási irányok: a vállalkozás vagy növekszik, vagy stagnál, vagy hanyatlásnak indul.

A számvitel és a statisztika tudományok együttes haszálatával nemzetgazdasági szintű összesítések, elemzések, ellenőrzések végezhetők. A számvitel ezért fontos szerepet játszik a vállalkozási és a nemzetgazdasági döntés-előkészítő munkában is. Azért fontos egy-egy gazdasági esemény azonos elvek szerinti könyvelése, elszámolása, illetve a beszámolók azonos elvek és szabályok szerinti összeállítása, hogy a belőlük származó adatok cégen belül és cégek között is összehasonlíthatók, elemezhetők, ellenőrizhetők legyenek.

A számvitel az ismertetetteken kívül a művelőinek – számos szakembernek és cégnek – megélhetést biztosít.

A számvitel és a közgazdaságtudományok

A számvitel önálló közgazdasági szaktudomány, amely adataira a többi közgazdasági szaktudomány támaszkodik. Ismerete, felhasználása nélkül nem lehet helyes vállalkozói, gazdaságirányítói döntéseket hozni.

A számvitel – a statisztika mellett – talán a „leggyakorlatiasabb” ága a közgazdaságtudományoknak. Az elméleti közgazdaságtan művelői is „sűrített”, összesített, és megfelelő szempontok szerint csoportosított számviteli adatokat használnak fel a hipotéziseik és téziseik felállítására és bizonyítására.

A könyvvitel

A könyvvitel a számvitel egyik részterülete. A számvitel azonban a könyvvezetésen kívül egyéb teendőket is tartalmaz.

A könyvvitel legfontosabb feladata, hogy a gazdasági műveletek miatt a vállalkozások eszközeinek és azok forrásainak értékében bekövetkezett változásokat megjelenítse, ezenkívül – folyamatos könyvvezetést feltételezve! – bármely időpontban zárt rendszerben, világosan és áttekinthetően mutassa ki az eszközök, források állományát, a gazdasági műveletek hatását az eredményre (mert minden gazdasági, vállalkozási tevékenység végső célja az eredményesség, vagy ha úgy tetszik, a nyereséges működés), továbbá általános képet adjon a vállalkozás vagyoni, jövedelmi, pénzügyi helyzetéről. Ezeknek az elvárásoknak a könyvvitel csak úgy felelhet meg, ha a gazdasági műveletek rögzítésére használatos könyvviteli számlákat meghatározott szempontok alapján csoportosítja (Ez a követelmény azonban nem csak a vállalkozás tulajdonában, hanem a kezelésében, használatában levő eszközökre és azok forrásaira, valamint az azokkal kapcsolatos gazdasági műveletekre is érvényes.)

A számvitel szabályozása

A piacgazdasági viszonyok között a számvitelnek a piac szereplői részére kell hasznos és szükséges, megbízható információt szolgáltatni. A piac szereplői: az eladó és a vevő, a tulajdonos, a tulajdonos képviselője, a befektető, valamint a hitelező. Az egyes piaci szereplők információigénye, illetve információközlő hajlandósága eltérő. Ez azt jelenti, hogy más információt hozna nyilvánosságra a tulajdonos, a gazdálkodó, mint amilyent a befektető, a hitelező igényelne. Ezért a számvitelt szabályozni kell.

A számviteli szabályozás célja az, hogy a beszámoló a piaci szereplők számára megbízható és valós összképet adjon a szabályozás hatálya alá tartozó gazdálkodó vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről.

A számviteli törvény

Magyarországon a számvitel szabályozását – egyéb szabályok mellett – a számvitelről szóló 2000. évi C (Szvt.) törvény tartalmazza. A számviteli törvény ad útmutatást a számviteli elszámolások „végeredményének”, a beszámolónak az elkészítéséhez is. A törvény előírásainak betartása mellett a cégek irányítói olyan vezetői számviteli rendszert alakítanak ki, ami a céljaiknak leginkább megfelel. Ebbéli önállóságukat jogszabály nem korlátozza. A számviteli törvény alapvető célja, hogy a befektetők, hitelezők, tulajdonosok, menedzserek megbízható információkhoz jussanak a vállalkozásuk valós vagyoni, pénzügyi és jövedelmi állapotáról.

A számviteli törvény nem tartalmaz konkrét számlakeretet, kötelező könyvelési tételeket. Keretjogszabály, ami annyit jelent, hogy a vállalkozásnak kell a lehetőségeken belül kitalálnia, hogy mit hogyan könyvel, mit hogyan hajt végre. A mód nem, csak a végeredmény fontos. A számviteli törvény a beszámoló készítésére helyez nagy hangsúlyt, azt írja elő, hogy mit hol és hogyan kell megjeleníteni a beszámolóban, minden más szabály ennek alárendelt.

Az alkalmazásánál problémát jelent a sokszor felesleges „nagyvonalúsága”, valamint a „bikkfa”-nyelvezete.

A jogalkotói szándék még – általában germanikus beütésű – magyar nyelven megfogalmazott, amit a paragrafusok megírásakor bikkfanyelvesítenek. Ezt kell a jogalkalmazóknak visszafordítaniuk magyar nyelvre. Az alkalmazás nehézségét az jelenti, hogy egy szöveget kódolnak, majd ezt a szöveget kell dekódolni, amely folyamat során az információk egy része elveszhet, vagy eltorzulhat. Példával élve: ha egy magyar regényt angolra fordítanak, majd egy másik fordító ezt a regényt visszafordítja magyarra, majdnem két különböző regényt olvashatunk.

A számviteli alapelvek

A könyvvezetés során és a beszámoló elkészítésekor a számviteli törvényben rögzített számviteli alapelveket kell érvényesíteni.

A számviteli alapelvek a következők:

– a vállalkozás folytatásának elve,

– a teljesség elve,

– a valódiság elve,

– a világosság elve,

– a következetesség elve,

– a folytonosság elve,

– az összemérés elve,

– az óvatosság elve,

– a bruttó elszámolás elve,

– az egyedi értékelés elve,

– az időbeli elhatárolás elve,

– a tartalom elsődlegessége a formával szemben elve,

– a lényegesség elve, valamint

– a költség–haszon összevetésének elve.

(A számviteli alapelvek részletes leírását lásd a IV. rész 1.4. fejezetében.)

Számviteli politika

A számviteli politika az Szvt.-ben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján kialakított és írásba foglalt, a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő – az Szvt. végrehajtásának módszereit, eszközeit meghatározó – szabályzatok összessége. Úgy is tekinthetjük, mint ami egy fő keretszabályzat, amin belül egymással összefüggő részszabályzatok vannak.

A számviteli politika keretében írásban rögzíteni kell azokat a gazdálkodóra jellemző szabályokat, előírásokat, módszereket is, amelyekkel a cég meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából lényegesnek, jelentősnek, nem lényegesnek, nem jelentősnek, továbbá meghatározza azt is, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyeket, milyen feltételek fennállása esetén alkalmaz, az alkalmazott gyakorlatot milyen okok miatt kell megváltoztatni.

A számviteli politika keretében el kell készíteni:

a) az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát;

b) az eszközök és a források értékelési szabályzatát;

c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot;

d) a pénzkezelési szabályzatot.

Az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot nem kell elkészítenie az egyszerűsített beszámolót készítő gazdálkodónak, az egyszerűsített éves beszámolót készítő gazdálkodónak, továbbá annak a gazdálkodónak, akinek/amelynek az értékesítésnek az eladott áruk beszerzési értékével, a közvetített szolgáltatások értékével csökkentett nettó árbevétele valamely üzleti évben az egymilliárd forintot vagy a költségnemek szerinti költségek együttes összege az ötszázmillió forintot nem haladja meg [Szvt. 14. §].

A jogszabálymódosítások hatása a számviteli politikára

A vállalkozást érintő jogszabály-módosítás miatt a számviteli politikát is a jogszabályi változásokhoz kell igazítani, a változások hatálybalépése után 90 napon belül [Szvt. 14. § (11) bek.]. A megváltoztatott számviteli politikát a jogszabályváltozás hatálybalépése napjától kell alkalmazni, attól függetlenül, hogy a számviteli politikát ténylegesen mikortól változtatták meg. Előfordulhat, hogy a jogszabályváltozást a hatálybalépés napja utáni üzleti évben kell először alkalmazni. Ekkor a módosított számviteli politikát az üzleti év első napjától kell alkalmazni akkor is, ha a vállalkozás a naptári évtől eltérő üzleti évet választott.

A gazdálkodó abban az esetben is módosíthatja a számviteli politikáját, ha a saját vállalkozói (üzleti) környezete megváltozik. A nem jogszabály-módosítás miatti változtatást a változtatás elfogadásának időpontjától – vagyis nem visszamenőlegesen – kell alkalmazni.

A gazdálkodónak a beszámolója részét képező kiegészítő mellékletében be kell mutatnia a számviteli politika meghatározó elemeit, ezek esetleges változását és a változás hatását az eredményre.

Fontosabb vállalkozói döntések a számviteli politikában

– Választani kell a beszámoló formák, a mérlegformák, és az eredménykimutatás formák közül.

(A beszámolóformák közüli választás nem jelent mindig tényleges választást, mert a számviteli törvény egyes beszámolóformák alkalmazását feltételekhez köti.)

A beszámoló lehet éves beszámoló, egyszerűsített éves beszámoló (vagy sajátos egyszerűsített éves beszámoló), összevont (konszolidált) éves beszámoló, és egyszerűsített beszámoló.

A mérlegformák a tartalmuk szerint nem, csak a tagolásuk miatt különböznek egymástól. Eszerint létezik „A” és „B” változat.

Az eredménykimutatás változatai már nem csak formájukban, hanem tartalmilag is különböznek egymástól. A vállalkozó az eredménykimutatását elkészítheti összköltségeljárással, vagy forgalmiköltség-eljárással. Mindkét fajta eredménykimutatásnak van „A” és „B” változata. Ezek közül is választani kell.

– A mérleg, és az eredménykimutatás részletességének meghatározása

A vállalkozás a mérlegét és az eredménykimutatását a számviteli törvényben előírtnál részletesebben is összeállíthatja, vagyis az előírt mérlegsorokat továbbtagolja.

– Dönteni kell a könyvvezetésről

(Az egyszeres, vagy a kettős könyvvitel választására vonatkozó döntés sem mindig tényleges döntés, hanem sok esetben kényszer, mert a számviteli törvény az egyszeres könyvvitel alkalmazhatóságát az előírt feltételeivel megnehezíti.)

Eldöntendő az is, hogy a vállalkozás vezeti-e a 6. és a 7. számlaosztályokat, vagy sem. Ez a döntés a költségelszámolási rendszertől és az eredménykimutatás választott formájától függ (összköltségeljárással, vagy forgalmiköltség-eljárással készítendő-e el az eredménykimutatás).

– Az üzleti év megválasztása

A számviteli törvény előírásait betartva a legtöbb vállalkozásnál az üzleti év egyúttal a naptári év. Ettől eltérni csak kivételes esetben, kivételes gazdálkodói körnek lehet. A naptári év és az üzleti év eltérhet egymástól, ha pl. a gazdasági folyamatok ciklikussága, vagy a konszolidálásba bevont vállalkozói körnél az anyavállalat információs igénye ezt indokolja. A naptári évtől eltérő üzleti év használata a hitelintézeteknél, a pénzügyi vállalkozásoknál, a biztosító intézeteknél, valamint a kettős könyvvitelt vezető, az egyszerűsített vállalkozói adó hatálya alá tartozó vállalkozóknál, továbbá a sajátos egyszerűsített éves beszámolót készítő vállalkozóknál tilos.

Amennyiben szükséges, az üzleti év mérlegfordulónapja megváltoztatható három, beszámolóval lezárt üzleti év után, vagy az anyavállalat személyében bekövetkezett változás esetén, a létesítő okirat ennek megfelelő módosítása mellett.

– A mérlegkészítés napjának megválasztása

A mérlegkészítés napjának a mérleg fordulónapja és a beszámoló letétbe helyezési időpontja közé kell esni úgy, hogy a beszámolót az arra jogosult testület jóváhagyhassa, vagy kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálatot el lehessen végezni a jóváhagyás és a letétbe helyezés előtt.

– Értékelések

= Alkalmazza-e a vállalkozás a valós értékelést?

= Milyen árfolyamot használjanak a forintosításhoz?

A Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamot, vagy a választott hitelintézet által meghirdetett devizavételi és devizaeladási árfolyam átlagát, vagy a választott hitelintézet devizavételi, vagy devizaeladási árfolyamát. Ezenkívül a számviteli törvény lehetőséget ad arra, hogy a külföldi pénzértékre szóló követelés, illetve kötelezettség forintértékének meghatározása során az áfatörvénynek az áfaalap forintosítására vonatkozó előírásai szerinti árfolyamot is lehet alkalmazni. (Lásd erről bővebben a 199. Tartósan adott kölcsönök, tartós követelések és hosszú lejáratú bankbetétek értékvesztése és annak visszaírása főkönyvi számla tartalmánál leírtakat.)

= Hogyan számítsák az értékcsökkenést?

(Dönteni kell a leírási módszerek, a hasznos élettartam, valamint a maradványérték meghatározásáról.)

= Alkalmazza-e a vállalkozás a piaci értékű értékelést?

(Ha igen, akkor mely eszközeit vonja be a piaci értékelésbe.)

= Hogyan tartsák nyilván év közben a készleteket?

Vezeti-e a vállalkozás a készletei évközi nyilvántartását, és ha igen, akkor csak értékbeni nyilvántartást, vagy csak mennyiségi nyilvántartást, vagy e kettőt egyidejűleg.

= Hogyan minősítsék a követeléseket?

A követelések minősítésére az értékvesztés elszámolása miatt van szükség. Arról is dönteni kell, hogy a kisösszegű követelések értékvesztését százalékos formában határozzák-e meg.

– A választható időbeli elhatárolások

= Döntés a névértéktől eltérő beszerzési értékű értékpapír időbeli elhatárolásáról.

= Döntés az üzemeltetőnek térítés nélkül átadott eszköz átadásakor keletkező veszteségelhatárolásáról.

– Céltartalékképzés

Meg kell határozni a kötelezően képzendő céltartalék nagyságát, képzésének módját, továbbá azt, hogy milyen más – a számviteli törvényben lehetőségként szereplő, vagy csak az alapelveiből következő – esetekben kíván céltartalékot képezni a vállalkozás, és milyen szabályok szerint.

– Meg kell határozni azt a mértéket, amit a vállalkozás „jelentősnek” tekint

A „jelentős” összegtől, mértéktől, eltéréstől függ a számviteli törvény szerint egyes gazdasági események elszámolásának a választható módja. Ezen gazdasági események

= az eszközbeszerzés,

= a terv szerinti amortizáció (a maradványérték meghatározása),

= a terven felüli amortizáció,

= az értékvesztés,

= a forintra átszámítás,

= az opciós díj elhatárolása,

= az értékhelyesbítés elszámolása,

= a hibák összesítése, minősítése.

– A kisebb értékű tárgyi eszközök, készletek, követelések körének meghatározása.

A beszámolókészítés sematikus folyamata

1. ábra

Az éves beszámoló formája az éves nettó árbevételtől, a mérleg főösszegétől és a foglalkoztatottak létszámától, bizonyos esetekben pedig a könyvvezetés módjától függ (Szvt. 8. §, 9. §).

A könyvvezetés az a tevékenység, amelynek keretében a gazdálkodó a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható gazdasági eseményekről folyamatosan nyilvántartást vezet és azt az üzleti év végével lezárja.

A könyvvezetés a számviteli alapelvek figyelembevételével az egyszeres és a kettős könyvvitel rendszerében, csak magyar nyelven történhet [Szvt 12. § (1), (2) bek.].

A könyvvezetés fogalma lehet tágabb és szűkebb értelmű. A számviteli törvény a könyvvezetési kötelezettséget a beszámolási kötelezettségtől teszi függővé. Magyarán: azért kell könyvelni, hogy beszámolót készíthessünk.

A könyvvezetés tágabb értelemben lehet kettős könyvvitel, egyszeres könyvvitel és csupán bevételi nyilvántartás. A számviteli törvény szerinti szűkebb értelemben a könyvvezetés csak kettős vagy egyszeres könyvvitel lehet (Szvt. 12. §). Bevételi nyilvántartási kötelezettséget a személyi jövedelemadó törvény és az egyszerűsített vállalkozói adóról szóló törvény tartalmaz. E könyvben kizárólag a kettős könyvvitellel foglalkozom.

A kettős könyvvitelt vezető vállalkozások a számviteli törvény előírásait figyelembe véve éves beszámolót, egyszerűsített éves beszámolót, vagy sajátos egyszerűsített éves beszámolót kötelesek készíteni. Ezenkívül ismert még az úgynevezett összevont vagy konszolidált éves beszámoló is, mint beszámolófajta. Ezt azoknak a kettős könyvvitelt vezető és éves beszámoló készítésére kötelezett vállalkozóknak kell készíteniük, akik más vállalkozás(ok)ban vagy többségi részesedéssel rendelkeznek, vagy más vállalkozás(ok)ban, illetve azok fölött meghatározó jellegű irányítást és/vagy ellenőrzést gyakorolnak. E könyvben nem szerepel a konszolidált beszámoló készítésének ismertetése.

Végül a számviteli törvény az egyszerűsített beszámoló készítésének a szabályait is tartalmazza, azonban e könyv ezzel a beszámolófajtával sem foglalkozik.

A gazdasági műveletekre vonatkozó információkat, adatokat a vállalkozás nyilvántartásaiban kell rögzíteni. Az, hogy melyik adat hol lelhető fel a nyilvántartásokban, a könyvvezetés módjától függ. A könyvvezetés pedig a főkönyvi számlák megnevezését tartalmazó számlakeret és a számlák tartalmát bemutató – esetleg számlaösszefüggéseket is tartalmazó – számlarend segítségével történik. Ez biztosítja, hogy ugyanolyan gazdasági műveleteket mindig azonos módon tartsanak nyilván, számoljanak el. Többek között ez az igény a magyarázata annak, hogy egy-egy vállalkozás a saját részére választott elszámolási módtól egy éven belül nem térhet el.

A gazdasági műveletek adatainak, információinak megjelenése egy-egy vállalkozás számviteli rendszerében a következőképpen ábrázolható:

2. ábra

Ezen az ábrán az általánosítás egyre magasabb szintje felé haladunk a kiindulóponttól számítva. Ahhoz, hogy az adatok a beszámolóban megjelenhessenek, egyre jobban össze kell őket vonni. Emiatt a számviteli elszámolásokban „mindennek mindennel egyeznie kell”. Sémánk szempontjából ez azt jelenti, hogy ha az elsődleges adatokat összeadjuk, azok végösszege megegyezik az összesítések, analitikák végösszegével, az analitikák összevont egyenlegei a főkönyv egyenlegével stb.

1. A számvitel adathordozói

Bizonylat

A számvitelben feldolgozandó adatok az úgynevezett bizonylatokon jelennek meg. Ezek nélkül gyakorlatilag nem lehet számviteli tevékenységet végezni, mert a gazdasági eseményeket csak bizonylatok alapján szabad könyvelni. A bizonylatok megjelenési formájukat tekintve lehetnek kitöltött nyomtatványok, elismervények, feljegyzések, szerződések, elektronikus dokumentumok stb. A bizonylatok igazolják a gazdasági műveletek bekövetkeztét, lezajlását, a hatásukat, vagyis az értékbeni, a mennyiségi és a minőségi adataikat. Minden bizonylat közös tulajdonsága azonban az, hogy azért állították ki őket, hogy a gazdasági eseményeket rögzíteni lehessen a könyvekben. Általánosságban fogalmazva: minden olyan gazdasági műveletről bizonylatot kell kiállítani, amely a vállalkozás eszközeinek vagy a forrásainak állományát vagy az összetételét, értékét megváltoztatja. A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell [Szvt. 165. § (1) bek.].

Számviteli bizonylat

Számviteli bizonylat minden olyan okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. A bizonylatot kiállíthatja a gazdálkodó, vagy a gazdálkodóval (üzleti vagy egyéb) kapcsolatban álló más gazdálkodó, természetes személy, illetve egyéb szervezet [Szvt. 166. § (1) bek.].

Számviteli bizonylat az a dokumentum, amelyet elsődlegesen a számvitel alátámasztására állítottak ki, valamint az a dokumentum is, amelyet elsősorban nem a számviteli elszámolások alátámasztására készítettek.

A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A bizonylat szerkesztésekor a számviteli elvek közül a világosság elvét kell szem előtt tartani.

A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelv(ek)en is feltüntethetők.

Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők, vagy olyan nyelven, amit a szállító és a vevő egyaránt megért.

Pl. a külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő anyanyelvén is feltüntethetők, vagy olyan nyelven, amit a szállító és a vevő egyaránt megért.

A számviteli bizonylatot – indokolt esetben – kizárólag idegen nyelven is ki lehet állítani. Az idegen nyelven kibocsátott, illetve a befogadott idegen nyelvű bizonylaton azonban azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, utólagos ellenőrzéshez szükségesek – a könyvelés előtt – magyarul is fel kell tüntetni.

(Befogadott idegen nyelvű bizonylat lehet pl. a külföldi szállító, vagy szolgáltató számlája.)

Azt, hogy mi legyen mindenképpen magyarul is az idegen nyelvű bizonylaton, belső szabályzatban kell előírni.

Fogalomértelmezések

Külföld

Magyarország államhatárán kívüli terület [Szvt. 3. § (11) bek. 1. pont].

Külföldi

Az a jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet, illetve természetes személy, amelynek (akinek) székhelye, ennek hiányában állandó telephelye, illetve lakóhelye, ennek hiányában szokásos tartózkodási helye külföldön van [Szvt. 3. § (11) bek. 2. pont].

Belföld

Magyarország területe [Szvt. 3. § (11) bek. 3. pont].

Belföldi

Az a jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet, illetve természetes személy, amelynek (akinek) székhelye, ennek hiányában állandó telephelye, illetve lakóhelye, ennek hiányában szokásos tartózkodási helye belföldön van [Szvt. 3. § (11) bek. 4. pont].

Átalakulás esetén a jogelődnél – a jogutód cégjegyzékbe való bejegyzése napjától – keletkezett bizonylatok, illetve a jogelőd nevére kiállított bizonylatok alapján a gazdasági eseményeket a jogutód (több jogutód esetén az, amelyiknél a gazdasági esemény hatása megjelenik) rögzíti a könyvviteli nyilvántartásokban, amennyiben a jogelőd éves beszámolója, egyszerűsített éves beszámolója elkészítése során azokat figyelembe venni nem lehetett, illetve, ha a jogelőd nem tudta azokat figyelembe venni.

A számviteli bizonylatokon az adatok időtállóságát a megőrzési időn belül biztosítani kell (Szvt. 166. §).

Bizonylati elv

A bizonylati elv azt jelenti, hogy csak bizonylat alapján szabad könyvelni. A könyvvitelben az összes bizonylat adatait rögzíteni kell.

Bizonylati fegyelem

A bizonylati fegyelem azt jelenti, hogy a számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírásszerűen javítottak.

A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámlaforgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell.

Az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legalább negyedévenként, a számviteli politikában meghatározott időpontig (kivéve, ha más jogszabály eltérő rendelkezést nem tartalmaz), legkésőbb a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni.

A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, a feldolgozás (kézi vagy gépi) technikájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell [Szvt. 165. § (2)–(4) bek.].

A bizonylatok fajtái

A bizonylatok fajtáit a következő táblázatban tekinthetjük át:

A bizonylatok rendszerezése

Eredet szerint

Jelleg szerint

Kezelési előírások szerint

Anyagi megjelenési formájuk szerint

külső kiállítású

belső kiállítású

alap

másodlagos

összesítő

„sima”

szigorú számadású

dokumentális

elektronikus

kimenő

belső használatú

A táblázat magyarázata:

A bizonylatok eredetüket tekintve lehetnek:

Külső és belső kiállítású bizonylatok.

Külső kiállítású bizonylat a vállalkozáshoz beérkező bizonylat.

Belső kiállítású bizonylat a vállalkozás által kiállított bizonylat. A belső kiállítású bizonylatok ugyancsak tovább csoportosíthatók kimenő és belső használatú bizonylatokra.

A bizonylatok jellegüket tekintve lehetnek:

elsődleges vagy alapbizonylatok, másodlagos bizonylatok és összesítő bizonylatok.

Alapbizonylat az a bizonylat, amelyet a gazdasági művelet lezajlásáról, hatásáról, vagyis a mennyiségi, minőségi és értékadatairól első vagy eredeti feljegyzésként állítottak ki. Elsődleges vagy alapbizonylatok például a vállalkozás pénztári be- és kivételezési bizonylatai, anyag és áru bevételezési, kivételezési jegyei, kimenő számlái, szállítólevelei, munkautalványai, szerződései stb. Ugyancsak alapbizonylatok a vállalkozáshoz beérkező, más vállalkozástól kapott beérkező számlák, szállítólevelek stb.

Másodlagos bizonylat az a bizonylat, amelyet az elsődleges vagy alapbizonylatok alapján a feldolgozási technika céljaira vagy megőrzésére készítettek. Ilyen például a mágneslemez, a mikrofilm, a hiteles másolat stb.

Összesítő bizonylat: az elsődleges vagy másodlagos bizonylatok adatainak összesítésével készül. Ilyenek például az összeadószalagok, a leltári összesítések, a könyvelési feladások, kivonatok stb.

A bizonylatokat csoportosíthatjuk a rájuk vonatkozó kezelési előírások szerint is:

lehetnek „sima” és úgynevezett szigorú számadású bizonylatok.

„Sima” bizonylat az, amelyre külön kezelési előírások nincsenek, nyilvántartásuk, kiállításuk a normál ügymenetben történik.

Szigorú számadású bizonylat az, amelyet szigorú számadás alá kell vonni. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat.

A szigorú számadási kötelezettség a bizonylat, a nyomtatvány kibocsátóját terheli.

A szigorú számadású bizonylatok a szigorú számadású nyomtatványok kitöltésével „keletkeznek”. A szigorú számadású nyomtatványok körét a vállalkozásnak kell meghatároznia, úgy, hogy pénzügyi visszaélések elkövetésére ne legyen mód. A „szigorú számadás” azt jelenti, hogy elszámolási kötelezettség terheli ezen nyomtatványok felhasználóit. Ezért minden készpénz- és pénzforgalommal összefüggő bizonylatot szigorú számadású bizonylatnak kell minősíteni. Ilyen bizonylatok például a csekkek, utalványok, MÁV-fuvarlevelek, étkezési jegyek, leltárfelvételi jegyek, kiadási, bevételi pénztárbizonylatok, raktári kiadási utalványok, villamos- és autóbuszjegyek, bérletek stb.

A szigorú számadású nyomtatványok készleteiről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amiből a felhasználó egyértelműen azonosítható, és a felhasznált mennyiség sorszám szerint is kitűnik. A szigorú számadású nyomtatvány felhasználójának a rontott példányokkal is el kell számolnia. A leírtakból az következik, hogy a szigorú számadású nyomtatványokat csak elismervény ellenében javallott átadni vagy átvenni [Szvt. 168. §].

Végül a bizonylatok csoportosíthatók az anyagi megjelenési formájuk szerint is.

Az anyagi megjelenési formájuk szerint a bizonylatok lehetnek dokumetális, vagy elektronikus bizonylatok.

A dokumentális bizonylat általában papír alapú adathordozó, kézzelfogható, a rajta levő adatok megjelenítéséhez külön készülék, gép igénybe vétele nem kell, azok közvetlenül értelmezhetők, olvashatók.

Az elektronikus bizonylat „kézzelfoghatatlan”, számítógépek memóriájában, merevlemezén, vagy egyéb elektronikus adathordozón jelenhet meg. Elolvasásukhoz, értelmezésükhöz számítógépre, monitorra, nyomtatóra stb. van szükség.

Az elektronikus üzenetküldés elterjedésének egyik következménye az az igény, hogy elektronikus formában joghatást kiváltó üzenetet is lehessen küldeni (pl. szerződéses ajánlat, illetve annak elfogadása, teljesítés igazolása). Ehhez azonban szükséges, hogy az így kapcsolatba kerülő felek hitelesen megállapíthassák, kitől származik az üzenet és annak tartalma nem változott-e a feladás óta. Ezt a funkciót a papír alapú írásos szerződéskötéseknél az aláírás tölti be.

Az elektronikus bizonylatra, pl. nyilatkozatra is rá lehet írni annak a nevét, aki a nyilatkozatot magáénak vallja, de ennek nincs olyan bizonyító ereje, mint a kézírásos aláírásnak, ezért különböző technológiákat dolgoztak ki a hiteles elektronikus aláírásra. E technológiák használatának joghatásait, a technológiákkal és az ilyen szolgáltatásokat nyújtó gazdálkodó szervezetekkel szembeni követelményeket szabályozza az elektronikus aláírásról szóló törvény.

A hiteles aláírási funkció megvalósításához nem elegendő a technológia biztosítása, hanem ennek jogi hátterét is meg kell teremteni, mert sok jogszabály ír elő bizonyos jogügyletekhez írásos formát.

Az elektronikus aláírásról a 2001. évi XXXV. törvény rendelkezik.

Fogalomértelmezések

Elektronikus aláírás

Elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat [2001. évi XXXV. tv. 2. § 6. pont].

Elektronikus aláírás ellenőrzése

Az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplő, illetve a hitelesítésszolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat-, tanúsítvány-visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával [2001. évi XXXV. tv. 2. § 7. pont].

Az elektronikus aláírás fajtái

a) „Egyszerű” elektronikus aláírás

az a mindenfajta technológiai biztonságot nélkülöző eljárás, amely alkalmazásakor az aláíró egy elektronikus szöveg végére odaírja a nevét vagy más azonosítóját [2001. évi XXXV. tv. 2. § 6. pont].

b) Fokozott biztonságú elektronikus aláírás

olyan elektronikus aláírás, amely

– alkalmas az aláíró azonosítására,

– egyedülállóan az aláíróhoz köthető,

– kizárólag az aláíró befolyása alatt álló eszközökkel hozták létre, és

– a dokumentum tartalmához úgy kapcsolódik, hogy minden – az aláírás után a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető [2001. évi XXXV. tv. 2. § 15. pont].

c) Minősített elektronikus aláírás

olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki [2001. évi XXXV. tv. 2. § 17. pont].

Az elektronikus aláírás alkalmas arra, hogy bármely fajta adatot aláírjanak vele, tehát nemcsak írott szöveget, hanem pl. egy digitális hangfelvételt, képet vagy egy szoftvert.

Az elektronikus dokumentum fajtái

a) Az elektronikus dokumentum

Elektronikus eszközzel értelmezhető adategyüttes. Az elektronikus dokumentum az elektronikus dokumentumfajták közül a legtágabb értelemben használt fogalom. E fogalomba tartozik az elektronikus irat fogalma is, amely e fogalomnál szűkebb terjedelmű, valamint az elektronikus okirat fogalma is, amely az elektronikus irat fogalmánál is szűkebb terjedelmű [2001. évi XXXV. tv. 2. § 12. pont].

Az iratnak nem minősülő elektronikus dokumentum pl. térkép, tervrajz, videokazetta, zenét vagy szoftvert tartalmazó CD-lemez, filmtekercs, festmény, fénykép stb. Ezek digitális formáját is lehet elektronikus úton küldeni.

b) Az elektronikus irat

Olyan elektronikus dokumentum, amely szöveget közöl és más adat legfeljebb ennek alátámasztására, hatósági azonosítására (pl. fejléc) szerepel benne, illetve egyes digitális jeleket a szöveggel összefüggő informatikai funkciók megvalósítása érdekében, az olvasó számára nem is érzékelhetően tartalmaz.

c) Az elektronikus okirat

Olyan elektronikus irat, mely nyilatkozattételt, illetőleg nyilatkozat elfogadását, vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magában.

E fogalmak is szűkülő halmazokat fednek és a tágabb fogalomba a szűkebbet bele kell érteni.

A bizonylatok kitöltése

A bizonylatokat úgy kell kitölteni, hogy azokon az adatok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók maradjanak. A gazdasági művelet jellegétől függően a bizonylatokat a gazdasági intézkedés vagy a művelet befejezésének időpontjában kell kiállítani. Például a pénztári kifizetést megelőzően a pénzt utalványozni kell, tehát az intézkedés az utalványozás (az utalvány a bizonylat), a kifizetés pedig a művelet befejezése (ennek bizonylata a kiadási pénztárbizonylat). A vállalkozás dönti el, hogy a bizonylatokat hány példányban bocsátja ki. Célszerű ennek meghatározásakor ésszerűségi szempontokat figyelembe venni, vagyis csak ott maradjon bizonylati példány, ahol a vállalkozás belső információs igényeinek kielégítéséhez, ellenőrzés vagy megőrzés miatt szükség van.

Megjegyzés: bizonylatok kiállíthatók kézzel (nyomtatványok felhasználásával vagy a nélkül), illetve előállíthatók számítógéppel, vagy pénztárgéppel.

A bizonylatok információtartalma

A bizonylatok tartalma mindig a konkrét gazdasági művelettől függ. Ezért gazdasági tartalmukat tekintve a bizonylatok sokfélék lehetnek, a formájuk viszont kötött. Minden bizonylatnak, bármely gazdasági műveletre vonatkozzék is, az alábbi információkat kell tartalmaznia:

– a bizonylat megnevezését (pl.: számla, raktári bevételezési jegy, kiadási pénztárbizonylat stb.) és a sorszámát, vagy egyéb más azonosítóját;

– a bizonylatot kiállító szerv (ezen belül a szervezeti egység) megjelölését (pl.: Békalencse Kft., Számviteli és pénzügyi főosztály, Anyagkönyvelési osztály);

– a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölését;

– az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy – és szervezettől függően – az ellenőr aláírását, a készletmozgások (áru, anyag) bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő aláírását, az ellennyugtákon a befizető aláírását;

– a bizonylat kiállításának dátumát, illetve kivételesen – a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően – annak az időszaknak a megjelölését, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell;

– a gazdasági művelet tartalmának rövid leírását vagy megjelölését (pl.: gépkocsibérlet);

– a gazdasági műveletek miatti változások mennyiségi, minőségi és értékadatait;

– külső bizonylat esetében a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét;

– bizonylatok adatainak összesítése esetén (gyűjtő bizonylatoknál) az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölését, amelyre az összesítés vonatkozik (például számítógépes adatfeldolgozás esetén a gépi összesítéssel érintett időszakot meg kell jelölni);

– a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra hivatkozást;*

– a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontját, igazolását;*

– továbbá minden olyan adatot, amelyet jogszabály előír [Szvt. 167. § (1) bek.].

A számlával, az egyszerűsített adattartalmú számlával kapcsolatos további követelményeket más jogszabály (pl. az áfatörvény) is meghatározhat.

Megjegyzés a *-gal jelölt követelményekhez:

A gazdálkodó e kötelezettségeinek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető [Szvt. 167. § (7) bek.].

A bizonylat (akár külső, akár belső kiállítású) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága – ha az más módon nem biztosítható – a gazdálkodó képviseletére jogosult személy (ideértve a Polgári törvénykönyv szerinti képviseletet is), vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható [Szvt. 167. § (2), (3) bek.].

A bizonylatok ellenőrzése

Az ellenőrzés a bizonylatok adataira terjed ki. Ennek során meg kell győződni arról, hogy az arra jogosultak írták-e alá a bizonylatokat, a bizonylat alakilag és tartalmilag helyes-e, továbbá minden bizonylat időben odaért-e a feldolgozás helyére?

Hibás vagy hiányosan kiállított bizonylatot nem szabad lekönyvelni.

A bizonylatok javítása

A javítandó eredeti bejegyzést át kell húzni, de úgy, hogy az eredetileg beírt szám vagy szöveg olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott adat fölé kell írni. Fontos követelmény a következetesség, a hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, valamint fel kell jegyezni a javítás dátumát a bizonylatra és a javítást végzőnek szignálnia kell a javítást. Ezek a szabályok a pénztári és a bankbizonylatokra azonban nem alkalmazhatók, mert azokat nem szabad javítani. A rontott pénztári és bankbizonylatok helyett újakat kell kiállítani, a rontott példányokat pedig meg kell őrizni.

A bizonylatok megőrzése

A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik.

A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a 8 évig tartó megőrzési kötelezettség.

A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, ezért a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell.

Az elektronikus formában kiállított bizonylatot – a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, úgy, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról – a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével – készített elektronikus másolattal is teljesíthető a számviteli törvény szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét [Szvt. 169. §].

Amennyiben a könyvviteli nyilvántartás mint számviteli bizonylat technikai, vagy optikai eljárás eredménye, biztosítani kell az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak – szükség esetén – a késedelem nélküli kiíratását, továbbá az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket.

Az elektronikus dokumentumokat úgy kell megőrizni, hogy azokat utólagosan ne lehessen módosítani (pl. fokozott biztonságú elektronikus aláírással látják el), a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítani kell a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelmű azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen [114/2007 (XII. 29.) GKM rendelet 2. §].

A következőkben néhány fontosabb – számviteli és adózási szempontból is alapbizonylatnak tekintendő – bizonylatfajtát mutatok be. Ezek az alapbizonylatok megjelenési formájukat tekintve lehetnek beérkező számlák, kimenő számlák vagy beérkező, illetve kimenő számlát helyettesítő okmányok, szerződések, belső kiállítású számlák és egyéb bizonylatok.

1.1. Beérkező számlák

Egy vállalkozáshoz akkor érkeznek be számlák, ha valamit, azaz terméket vásárol, vagy szolgáltatást vesz igénybe. A beérkező számlák tehát a beszerzésekhez kapcsolódnak, a beszerzések pedig kiadásként jelennek meg. A kiadások tartalmukat tekintve lehetnek költségek és ráfordítások. A beérkező számlákat a termék szállítója vagy a szolgáltatás nyújtója állítja ki. Ettől az általános szabálytól azonban a magánszemélyektől való felvásárlás esete eltér, mert a beszerzés bizonylata a felvásárlás alapjául szolgáló adásvételi szerződés. A lényeg, hogy a szállítók által kibocsátott vagy a beszerzésekről szóló felvásárlási szerződések mindig kiadásokat jelenítenek meg. A számvitelben nem minden kiadás költség, viszont minden költségként elszámolt tétel egyúttal kiadás is.

1.2. Kimenő számlák

A vállalkozás a termékértékesítéseiről vagy a szolgáltatásnyújtásairól számlát bocsát ki a vevőjének, aki e számlák alapján fizeti ki az értékesítés ellenértékét. Ebből következik, hogy a kimenő számlák következményeképpen a vállalkozás bevételre tesz szert. Ezek a bevételek lehetnek a tevékenységekhez kapcsolódó vagy egyéb bevételek. A bevételek a költségekhez hasonlóan csoportosíthatók. Minden értékesítést valamilyen költség és/vagy ráfordítás, azaz kiadás előz meg (a semmiből nem lesz valami elve alapján). Kiadások nélkül nincs bevétel. A vállalkozások általában szeretik tudni, hogy mely bevételekhez mely kiadások tartoznak, és ez alapján dönthetnek a tevékenységük folytatásáról, szüneteltetéséről, megszüntetéséről vagy átszervezéséről.

1.3. Egyéb bizonylatok

Vannak olyan gazdasági események (bár ezek száma egyre ritkul), amelyeket szerződés alapján lehetne elszámolni a számvitelben, azonban más jogszabályok – pl. az áfatörvény – szükségessé teszik a számlázást, a közbeeső számlázást vagy a részszámlázást (ilyenek pl. a folyamatosan teljesített szolgáltatások vagy az importletét kimutatása stb.). Ezen kívül egyéb belső bizonylatok is vannak, például a pénzmozgásokról a kiadási és bevételi pénztárbizonylatok, a raktárra vételről a raktárba vételezési jegy, a felhasználásról a raktári kivételezési bizonylat stb. Megállapítható tehát, hogy a belső bizonylatok a vállalkozáson belüli tevékenység regisztrálására szolgálnak, az ottani folyamatokat lehet a segítségükkel nyomon követni.

A számvitel feladata a bizonylatok megfelelő csoportosítása (kontírozása) után az azokon szereplő adatok, információk feldolgozása. A bizonylatokat azért kell csoportosítani, hogy összevont (szintetikus) adatokat lehessen belőlük előállítani, melyek vagy a mérleg, vagy az eredménykimutatás megfelelő sorain jelennek majd meg. A számlakeret ezt a csoportosítást segíti elő, ugyanis lehetővé teszi, hogy az azonos gazdasági műveletek adatai ugyanott jelenjenek meg. Például a költségek az 5., a ráfordítások a 8. számlaosztályban, a bevételek a 9. számlaosztályban stb. Csak a számlák csoportosítása és adataik összesítése után foghatunk hozzá a főkönyvi könyveléshez, és a beszámoló összeállításához szükséges többi művelethez.

„Lapozz bele!” módban ezek az oldalak nem érhetőek el.

Kérjük, vásárolja meg a teljes elektronikus könyvet weboldalunkon.

This page is not available in preview mode.

Should you wish to access the complete text, please purchase the full version of this e-book at our webpage.